崇祯元年正月十六，人民军和华记在大员召开总结会，正月二十二，人民军总部、民政总署、华记和民众代表联合召开扩大会议，商议华夏国的具体组成的事情。
会议开到正月底，会议就今后的军事、民政、对外关系等各方面进行了深入的讨论，决定成立人民军总司令部和民政院做为军事和民政的最高机构，对外关系成立四夷馆来暂时处理相关事宜。
人民军总司令部包括总参谋部、总装备部、总训练部等海军司令部和陆军司令部，下属各战略方向上的战区司令部，机构与总司令部相对应。民政院包括工商、税务、农业、教育、司法、治安、交通、水利各司，下设省一级民政署，部门与民政院对应，之下设县一级民政署，机构设置同省一级，可以根据实际情况增减，没有开展的事务部门先不设立。
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